Что нового в Exchange Server 2010?

Подсказки MailTips

У вас было когда-нибудь такое, что вы отправляли хорошо продуманное, важное письмо, и узнавали только благодаря автоматическому ответу, что получатель уехал в отпуск на две недели. Для большинства из нас это значит, что придется ждать две недели или искать другие контакты, затрачивая на это драгоценное время. А получателю придется разбирать тонны писем по возвращении из отпуска.

Эта ситуация - одна из причин, почему в Exchange Server 2010 включена новая функция MailTips. MailTips созданы для того, чтобы дать вам информацию о вашем сообщениии и его о получателях, до того, как вы нажмете кнопку "Отправить".
Подсказки MailTips сэкономят Ваше время, а также повысят уровень безопасности корпоративной переписки.

Например, эта подсказка показывает автоматические ответы от получателей вашего сообщения.

Когда вы знаете, что тот, кому вы хотите отправить письмо, находится в отпуске, вы не потратите время на написание письма, а получателю потом не придется читать так много писем, в т.ч. уже неактуальных, по возвращении.

Приходилось ли вам читать сообщение от кого-то, и думать про себя: "Они представляют, сколько человек получили это письмо?". Чаще всего, ответ был "нет". Когда вы отправляете сообщение большому количеству получателей, MailTips сообщит вам об этом, и подведет итоги, как показано здесь:

Возможно, отправитель подумает дважды, прежде, чем отправлять письмо такому большому количеству людей.

Другая распространенная небрежность, когда пользователи нажимают кнопку "Ответить всем" на сообщении, в котором они были указан в поле "Скрытая копия" (BCC). Когда они это делают, то их адреса становятся видны другим получателям этого сообщения. Это может смутить первоначальных отправителей. MailTips предупредит вас, если вы попытаетесь ответить всем на сообщении, где ваш адрес указан, как скрытая копия.

Внешние получатели. MailTips даст вам знать, если вы отправляете сообщение внешним получателям (это те, чьи адреса находятся вне вашей организации), или если группа, которой вы адресуете письмо, содержит внешние адреса. Организации могут отключить эту функцию, если их не беспокоит отправка на внешние адреса.

Ящик заполнен. Вы узнаете, если ящик, на который вы отправляете, заполнен, или, если ваше сообщение слишком большое, чтобы поместиться в этом ящике.

Слишком большое сообщение. Это MailTip сообщение предупредит Вас, если сообщение, которое Вы составляете, превышает допустимый размер для Вашей организации.

Модерируемая группа. MailTips сообщит Вам, если отправляете сообщение в модерируемую группу (это новая функция Exchange Server 2010). В этом случае, письмо может быть доставлено с задержкой, после проверки модератором.

Закрытый получатель. Если вы отправляете письмо на почтовый ящик или список рассылки, на который запрещена отправка, MailTips предупредит Вас об этом.

Недействительный получатель. Если кто-то покидает вашу организацию, он может остаться в списке пользователей Outlook. В прошлом, письма, отправленные таким пользователям, возвращались отправителю с сообщением об ошибке. С MailTips мы можем уведомить вас перед отправкой, о том, что такого пользователя больше не существует.

Пользовательские MailTips. Администраторы и владельцы групп могут устанавливать собственные MailTips. Они предназначены для замены стандартных сообщений на альтернативные. Например, сообщения «Вы получите ответ в течение 72 часов» или «Почтовый ящик не проверяется». Это может быть полезно для пользователей, которые работают не все время, и не хотят, чтобы всегда отправлялся автоматический ответ на письма. Пользовательские MailTips могут быть локализованы, чтобы пользователи могли видеть их на родном языке.

Благодаря принятию мер в перечисленных выше сценариях применение подсказок может помочь добиться следующего:

• Снизить затраты на обработку и хранение сообщений путем предотвращения отчетов о недоставке.
  
• Сократить число обращений в службу поддержки, связанных с отчетами о недоставке.
  
• Повысить продуктивность работы путем исключения заведомо бесполезных коммуникационных операций, например, разрыва цикла отправки сообщения электронной почты, получения автоматического ответа и последующего перенаправления сообщения.
  
• Информировать пользователей в процессе составления сообщений электронной почты о различных политиках, настроенных в организации, которые налагают ограничения на отправляемые сообщения.
  
• Направлять пользователей в соответствующие группы рассылки.
  
• Снизить риск случайного раскрытия информации лицам, не работающим в организации.